1. Even scherp: wat is CPQ / CQP?

Je ziet verschillende afkortingen langskomen:

• CPQ – Configure, Price, Quote
• Soms ook CQP – Cost/Price/Quote of andere varianten

In de praktijk bedoelt iedereen ongeveer hetzelfde:
software die configuratie, prijsbepaling en offertes in één gestroomlijnd proces samenbrengt.

Kort gezegd:

CPQ is een slimme laag bovenop je ERP/CRM waarmee sales en techniek zonder Excel-circus complexe producten en diensten kunnen samenstellen, prijzen en offreren.

Het wordt interessant zodra je:

• veel varianten hebt
• complexe prijsafspraken hanteert
• dunne marges en krappe capaciteit hebt
• en merkt dat je huidige offerteproces te traag, te foutgevoelig of te afhankelijk van een paar koppen is.

2. Waarom CPQ juist nu relevant is

Er spelen een paar duidelijke trends:

1. Producten en proposities worden complexer
   Niet alleen losse producten, maar bundels, services, onderhoudscontracten, abonnementen, SLA’s, etc.
   Dat past simpelweg niet meer in een statische prijslijst of één Excel.
2. Klanten verwachten snelheid én duidelijkheid
   B2B-klanten accepteren geen offerteprocessen meer van weken met drie correctierondes. Ze willen:

• snel een scherpe, complete offerte
• duidelijkheid over opties, levertijd, total cost of ownership
• en consistentie in prijs en condities, ongeacht wie ze spreken.

1. Kennis zit in hoofden, niet in systemen
   Veel bedrijven leunen op “die ene” productspecialist of verkoper die alle uitzonderingen en trucken kent.
   Zodra die persoon wegvalt, ontstaat direct risico: fouten, vertraging, verlies van marge.

CPQ dwingt je om productlogica, prijsregels en offertebouw expliciet en herhaalbaar te maken. Dat is meer dan tooling: het is een opschoning van je commerciële kern.

3. Hoe werkt CPQ in gewone mensentaal?

Een CPQ-oplossing doet grofweg drie dingen.

3.1 Configure (C)

Je legt vast wat er te kiezen valt en onder welke voorwaarden:

• productopties en varianten
• welke combinaties zijn toegestaan of juist niet
• afhankelijkheden (als je A kiest, moet B erbij / mag C niet)
• technische en commerciële regels

De tool zorgt dat sales of een klantportaal alleen configuraties toestaat die:

• technisch maakbaar zijn
• commercieel kloppen
• passen binnen je strategische keuzes (bijvoorbeeld geen verkoop van combinaties met structureel lage marge).

3.2 Price (P)

Op basis van die configuratie rekent CPQ automatisch:

• kostprijs (materiaal, uren, bewerkingen, inkoop, logistiek, etc.)
• verkoopprijs (list price, kortingen, staffels, contractprijzen)
• marge (absoluut en in %)

Belangrijk: de marges worden real time zichtbaar.
Sales ziet meteen: “hier zak ik onder de bodem” of “hier zit nog speelruimte”.

3.3 Quote (Q)

Uiteindelijk wil je één ding: een kloppende offerte die je zo de deur uit kunt doen:

• juiste configuratie
• juiste prijzen, condities en geldigheidsduur
• nette layout, in jouw huisstijl, eventueel met 2D/3D visualisatie
• vastlegging in CRM: wat is er wanneer, aan wie, tegen welke condities aangeboden

Vaak stuurt CPQ direct richting ERP/CRM:

• als de klant akkoord geeft, wordt de offerte een order
• stuklijsten, routings en vervolgprocessen kunnen (deels) automatisch ingericht worden

4. Typische problemen die CPQ oplost

Ongeacht of je een maakbedrijf, hightech speler of groothandel bent, de pijn is opvallend vergelijkbaar.

4.1 Offertes duren te lang

• Veel heen-en-weer tussen sales, techniek, werkvoorbereiding en finance
• Excel-bestanden met formules die alleen door de maker begrepen worden
• Iedere uitzondering leidt tot een nieuwe “variant” van het rekenmodel

Gevolg: offertes lopen dagen of weken, terwijl concurrenten het sneller doen.

4.2 Te veel fouten en discussies

• Technisch niet maakbare configuraties
• Korting die niet volgens policy is
• Afwijkende afspraken die niet terug te vinden zijn in het systeem
• Conflicten tussen wat er “toegezegd” is en wat er volgens ERP kan

Gevolg: frustratie intern, irritatie bij de klant, soms serieuze financiële schade.

4.3 Marge lekt weg zonder dat iemand het ziet

• Korting op korting (“projectkorting” bovenop een al scherpe contractprijs)
• Special deals die niet geborgd zijn, maar wel herhaald worden
• Inkoopprijzen die stijgen, terwijl de verkoopprijs niet mee beweegt

Zonder CPQ is margesturing vaak reactief: achteraf een analyse draaien in plaats van tijdens het offreren al sturen.

4.4 Overafhankelijk van een paar mensen

• De “oude rot” die alle combinaties kent
• De calculatiespecialist die alleen met zijn eigen Excel durft te werken
• De productspecialist die moet meekijken bij bijna elke offerte

Gevolg: bottlenecks, risico's bij ziekte of vertrek, en beperkte schaalbaarheid.

5. Wat CPQ concreet brengt

Samengevat kun je CPQ zien als:

Een manier om productlogica, prijslogica en offertebouw te standaardiseren, zonder klantgerichtheid te verliezen.

Concreet levert dat:

1. Snellere offertes

• Van dagen/weken naar minuten/uren
• Minder schakels, meer zelfredzaamheid bij sales

1. Minder fouten

• Regels en beperkingen zijn ingebouwd
• Minder handmatig overtypen
• Minder interpretatieverschillen

1. Betere marges

• Realtime zicht op marge per configuratie
• Bodem- en streefprijzen geborgd
• Discount policies automatisch afgedwongen

1. Herhaalbaarheid en schaalbaarheid

• Kennis uit hoofden naar systemen
• Nieuwe medewerkers kunnen sneller meedraaien
• Je kunt meer offertes aan zonder extra FTE

1. Betere klantervaring

• Snelheid, duidelijkheid, consistentie
• Eventueel selfservice-configuratie in een klantportaal
• Minder “we moeten er even op terugkomen”

6. Randvoorwaarden: wat moet er op orde zijn vóór je met CPQ begint?

CPQ is geen wondermiddel. Als je fundering scheef is, zet je er geen penthouse bovenop.
Een paar basisvoorwaarden:

6.1 Productstructuren en data

• Artikelen, varianten en opties moeten logisch zijn ingericht
• Basisstuklijsten en routing-informatie moeten kloppen
• Productgegevens (afmetingen, technologie, compatibiliteit) mogen niet overal anders zijn

Is dit nog chaos? Dan is CPQ de verkeerde eerste stap.

6.2 Prijs- en kortingsstrategie

CPQ dwingt je om helder te worden over vragen als:

• Wie mag welke korting geven, en tot welk niveau?
• Wat is de bodemprijs per productgroep of type configuratie?
• Welke klanten hebben écht speciale condities, en welke “speciale gevallen” kunnen gewoon onder een standaardmodel vallen?

Zonder duidelijke strategische keuzes wordt CPQ een technisch duur voertuig zonder route.

6.3 Processen rond offerte → order

• Hoe loopt een offerte nu naar een order?
• Wie keurt wat goed, en wanneer?
• Welke informatie moet er minimaal in de order zitten voor productie / uitvoering?

CPQ versterkt wat er is. Als het huidige proces onduidelijk is, ga je die onduidelijkheid automatiseren.

7. Wanneer ben je toe aan CPQ – en wanneer beter nog niet?

Je bent waarschijnlijk wél toe aan CPQ/CQP als:

1. Offertes regelmatig:

• te lang duren
• fouten bevatten
• door meerdere mensen overgetikt moeten worden

1. Je producten/diensten:

• configureerbaar zijn (opties, varianten, bundels)
• vaak klantspecifiek worden samengesteld

1. Kennis over configureerbaarheid:

• in hoofden van een paar mensen zit
• niet eenduidig is vastgelegd

1. Je ERP/CRM:

• redelijk op orde is
• maar tekortschiet in flexibele configuratie en offerteopbouw

1. Je voelt dat “nog een Excel erbij” het probleem niet meer oplost.

Je bent nog níet toe aan CPQ als:

• Je basisprocessen nog rommelig zijn (orderverwerking, artikelstructuren, kostprijzen)
• Je productportfolio chaos is: elke deal is maatwerk zonder duidelijke patronen
• Je nog geen duidelijke prijs- en kortingstrategie hebt
• Je CPQ “wil omdat iedereen het doet”, maar niet scherp hebt welk probleem je echt wilt oplossen

8. Typische valkuilen bij CPQ-trajecten

Een aantal dingen zien we vaak misgaan:

1. Te groot beginnen
   Alles willen modelleren in één keer: alle producten, alle uitzonderingen, alle landen.
   Beter: starten met de 20% van je aanbod die 80% van de omzet vertegenwoordigt.
2. Tool-denken in plaats van business-denken
   Je laten verleiden door mooie demo’s en features, zonder eerst:

• je huidige proces te tekenen
• helder te hebben waar de echte pijn zit
• duidelijke KPI’s af te spreken (doorlooptijd, foutreductie, margeverbetering, etc.)

1. Geen eigenaarschap intern
   CPQ is geen “project van IT”.
   Je hebt eigenaarschap nodig vanuit:

• commercie (sales / verkoopdirectie)
• product management / engineering
• finance (pricing & marge)

1. Vergeten te investeren in change en adoptie
   De tool kan fantastisch zijn; als sales ‘m niet wil of durft te gebruiken, heb je er niets aan.
   Opleiding, coaching en duidelijke spelregels zijn essentieel.

9. Hoe Eastpaq hiernaar kijkt

Eastpaq verkoopt geen CPQ-software. We zitten ervoor.

Dat heeft een paar voordelen:

• We denken niet vanuit één favoriete tool, maar vanuit jouw businesscase.
• We kijken eerst naar:
• Waar lekt nu de meeste tijd en marge weg?
• Waar in het offerteproces ontstaat de meeste frustratie?
• Wat moet er in de basis worden opgeschoond vóór je aan CPQ begint?
• We helpen je om:
• je huidige offerteproces scherp in kaart te brengen
• te bepalen of CPQ nu zinvol is, of pas in een volgende fase
• scope te kiezen: met welke productgroepen en kanalen begin je?
• requirements en selectiecriteria te formuleren richting mogelijke CPQ-leveranciers en implementatiepartners

Soms is onze conclusie:
“Je hebt (nog) geen CPQ nodig. Eerst moet je pricing, productstructuren en basisprocessen strak trekken.”
En soms:
“Je bent er klaar voor. Maar dan wel met een duidelijke scope, roadmap en spelregels.”

10. Wat kan een eerste stap zijn?

Een CPQ-traject begint vaak verrassend simpel:

1. Teken het huidige offerteproces uit

• Van eerste klantvraag tot order
• Wie doet wat, met welke systemen en met welke bestanden?

1. Markeer de echte pijnpunten

• Waar ontstaat vertraging?
• Waar ontstaan fouten?
• Waar gaat marge verloren zonder dat iemand het doorheeft?

1. Kijk eerlijk of de basis klopt

• Productdata, kostprijzen, prijsregels
• Rollen, verantwoordelijkheden, approvalflows

1. Formuleer scenario’s

• Wat als we alleen onze top-20 configuraties CPQ-gestuurd maken?
• Wat als we eerst intern CPQ gebruiken, en pas later klanten in een portal laten configureren?

Daarmee voorkom je dat CPQ een duur IT-speeltje wordt – en maak je er een hefboom voor snelheid, foutreductie en marge van.

• Wil je scherper zien of CPQ/CQP in jouw situatie logisch is – en zo ja, waar je dan begint?
  Dan is een goed startpunt: één sessie waarin we je huidige offerteproces en product/prijslogica uit elkaar trekken. Zonder toolkeuze, zonder vendor-praat. Eerst helderheid, dan pas technologie.