Softwaredemo op de planning? Met deze tips haal je er alles uit. Een nieuwe tool kiezen lijkt simpel: wat demo’s bekijken, prijzen vergelijken, klaar. Toch heeft meer dan 60% van de softwarekopers spijt van hun keuze achteraf. Waarom? Omdat ze tijdens het selectieproces niet de juiste vragen stelden. Zorg dat jij niet in die val trapt. Met deze tips weet je ongeveer waar je op moet letten – vóór, tijdens en na een demo.

1. Plan niet één, maar twee demo’s

Vraag altijd om twee sessies:

• Eentje voor de gebruikers: Wat is de dagelijkse workflow? Werkt het ook mobiel? Is het intuïtief?
• Eentje voor je IT-afdeling: Hoe zit het met integraties, dataveiligheid, updates, onderhoud?

Zo voorkom je dat je achteraf technische verrassingen tegenkomt.

2. Laat ze jouw praktijk zien

Geef vooraf twee herkenbare scenario’s door die je in de demo wil zien, bijvoorbeeld:

• Hoe een project wordt aangemaakt, opgevolgd en afgerond.
• Hoe een leidinggevende iets goedkeurt en inzicht krijgt in voortgang of kosten.

Je ziet dan of de software jouw processen écht ondersteunt, of dat je alles moet ombouwen.

3. Wees open over maatwerk software

Vertel wat je verwacht aan aanpassingen: extra velden, aangepaste dashboards, koppelingen. Vraag direct:

• Wat valt binnen de standaard?
• Wat kost extra – en hoeveel?

Zo krijg je grip op het budget én de haalbaarheid.

4. Laat ze hun beste troef uitspelen

Geef de aanbieder ook ruimte om zelf iets te laten zien waar ze trots op zijn. Misschien zit er iets in wat jij nog niet had bedacht, zoals slimme automatisering of AI‑inzichten.

5. Stel tijdens de demo deze 5 vragen

Wees kritisch. Vraag door. Vooral op deze punten:

1. “Is dit standaardfunctionaliteit of maatwerk?”
   → Maatwerk is duurder en mogelijk lastiger bij updates.
2. “Hoe werkt dit op mobiel?”
   → Sommige systemen zijn mobiel beperkt of zelfs onbruikbaar.
3. “Kunnen we koppelen zonder maatwerk?”
   → Denk aan CRM, boekhouding of e‑mailtools. Geen zin in dure koppelingen? Dan wil je dit weten.
4. “Zijn er goedkopere of snellere alternatieven binnen jullie systeem?”
   → Misschien werk je onbewust te omslachtig.
5. “Welke extra kosten kunnen er nog bij komen?”
   → Setupkosten, supportpakketten, datamigratie? Laat het zwart-op-wit zetten.

6. Vraag altijd om een duidelijke offerte of voorstel

Na de demo ben je enthousiast. Mooi. Maar leg alles vast voordat je tekent. Vraag om:

• Een gedetailleerd kostenoverzicht
  → Geen vage totaalprijs, maar een opsplitsing in licentie, implementatie, maatwerk en support.
• Een duidelijke rolverdeling
  → Wie doet wat tijdens implementatie? Jij? Zij? Externe partij?

Hoe scherper het voorstel, hoe kleiner de kans op misverstanden of meerwerk.

Slim kiezen = slim vragen stellen

Laat je niet overdonderen door mooie slides of vlotte verkooppraatjes. Een goede demo draait niet om het showen van functies, maar om duidelijkheid:

• Werkt het ook in jouw praktijk?
• Past het werkelijk binnen je budget?
• Is de leverancier aantoonbaar betrouwbaar en transparant?

Volg deze tips en je maakt een keuze waar je later nog steeds blij van wordt. Wil je liever onafhankelijk advies en hulp bij het selecteren van de juiste software en software partner? Wij denken graag met je mee. Geen gebakken lucht, wel slimme vragen die écht verschil maken.